Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę wiąże się dla pracodawcy z szeregiem obowiązków, z których najważniejszym jest prawidłowe obliczenie i terminowe odprowadzenie składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Kluczowe jest zrozumienie, że pracodawca występuje tu w roli płatnika wszystkich należności.
Oznacza to, że jest on odpowiedzialny za przekazanie do ZUS sumy składek finansowanych z dwóch różnych źródeł:
- Części potrącanej bezpośrednio z wynagrodzenia brutto pracownika.
- Części finansowanej z własnych środków pracodawcy, stanowiącej dodatkowy koszt zatrudnienia (tzw. narzut na płacę).
W tym artykule precyzyjnie wyjaśniamy, jakie składki pracodawca odprowadza do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, bazując na najczęstszej formie zatrudnienia, czyli umowie o pracę.
Z artykułu dowiesz się:
- Jaką rolę pełni pracodawca jako „płatnik” składek
- Jakie składki na ubezpieczenia społeczne potrącane są z wynagrodzenia brutto pracownika
- Jakie składki pracodawca odprowadza do ZUS z własnych środków, co stanowi jego dodatkowy koszt
- Czym są Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- Jak wygląda sytuacja w przypadku umów zlecenia i umów o dzieło
Pracodawca jako „płatnik” – co to oznacza w praktyce?
Rola „płatnika” oznacza, że pracodawca musi co miesiąc obliczyć, pobrać odpowiednie kwoty od pracownika i dołożyć do nich własną część, a następnie całość przelać na indywidualny numer składkowy (numer rachunku składkowego) w ZUS.
Dla pracodawcy kluczowe jest rozróżnienie dwóch pojęć:
- Wynagrodzenie brutto: To kwota zapisana w umowie, która stanowi podstawę do obliczenia składek finansowanych przez pracownika oraz składki zdrowotnej.
- Całkowity koszt zatrudnienia: To wynagrodzenie brutto powiększone o wszystkie składki finansowane przez pracodawcę z jego własnych środków.
ZUS otrzymuje od pracodawcy jeden, zbiorczy przelew, który zawiera wszystkie poniższe elementy.
Składki potrącane z wynagrodzenia pracownika (finansowane przez ubezpieczonego)
Jest to ta część, którą pracownik widzi jako potrącenie na swoim pasku płacowym. Pracodawca „zabiera” ją z pensji brutto, aby odprowadzić ją do ZUS w imieniu pracownika.
Ubezpieczenia społeczne (część pracownika)
Podstawą wymiaru tych składek jest wynagrodzenie brutto.
- Ubezpieczenie emerytalne: 9,76% podstawy wymiaru
- Ubezpieczenie rentowe: 1,50% podstawy wymiaru
- Ubezpieczenie chorobowe: 2,45% podstawy wymiaru (w przypadku umowy o pracę jest to składka obowiązkowa)
Razem składki pracownika na ubezpieczenia społeczne: 13,71%
Ubezpieczenie zdrowotne
Jest to oddzielna składka, którą pracodawca również pobiera z pensji pracownika i odprowadza do ZUS, który następnie przekazuje środki do Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ).
- Wysokość: 9% podstawy wymiaru
- Ważne: Podstawą wymiaru składki zdrowotnej jest wynagrodzenie brutto pomniejszone o sumę składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika (czyli o 13,71% z kwoty brutto). W praktyce wygląda to tak: jeśli pracownik zarabia 5000 zł brutto, składka zdrowotna obliczana jest od kwoty (5000 – 13,71% z 5000) = od około 4314 zł.
Jakie składki pracodawca odprowadza z własnych środków (finansowane przez płatnika)
To jest druga część przelewu do ZUS, stanowiąca realny, dodatkowy koszt dla pracodawcy, doliczany ponad kwotę wynagrodzenia brutto pracownika.
Ubezpieczenia społeczne (część pracodawcy)
Pracodawca również opłaca część składek emerytalnej i rentowej, a także w całości pokrywa składkę wypadkową.
- Ubezpieczenie emerytalne: 9,76% podstawy wymiaru
- Ubezpieczenie rentowe: 6,50% podstawy wymiaru
- Ubezpieczenie wypadkowe: Zmienna stopa procentowa. Jest ona w całości finansowana przez pracodawcę. Jej wysokość zależy od branży (kodu PKD) i liczby osób ubezpieczonych. Standardowo dla małych firm zgłaszających do 9 osób wynosi 1,67% podstawy wymiaru, ale może to być np. 0,4% dla pracowników biurowych.
Fundusze pozaubezpieczeniowe (obowiązkowe)
Pracodawca odprowadza do ZUS także obowiązkowe wpłaty na specjalne fundusze celowe.
Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Solidarnościowy (FS)
Od 2024 roku Fundusz Pracy uległ reorganizacji i podzielony jest na dwa odrębne fundusze:
- Fundusz Pracy (FP): 1,0% podstawy wymiaru
- Fundusz Solidarnościowy (FS): 1,45% podstawy wymiaru
Razem: 2,45% podstawy wymiaru
Istnieją jednak pewne wyjątki, na przykład zwolnienie ze składek za pracowników powracających z urlopów macierzyńskich lub za osoby powyżej określonego wieku.
Czym jest Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy? – Fundusz Pracy finansuje Powiatowe Urzędy Pracy i wspomaga osoby bezrobotne – Fundusz Solidarnościowy to dodatkowy mechanizm wspierający politykę zatrudnienia
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP)
- Wysokość: 0,10% podstawy wymiaru
- Przeznaczenie: Chroni roszczenia pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy. Jeśli pracodawca nie jest w stanie wypłacić pracownikowi zalegających wynagrodzeń, to Fundusz wypłaca temu pracownikowi co najmniej część należności.
Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP)
Jest to specjalna składka odprowadzana tylko za pracowników, którzy wykonują pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (np. pracownicy górniczy).
- Wysokość: 1,50% podstawy wymiaru (finansowana w całości przez pracodawcę)
Podsumowanie kosztów na przykładzie (od brutto do kosztu całkowitego)
Aby zobrazować, jak wiele składek pracodawca odprowadza do ZUS, prześledźmy proces na przykładzie pracownika z wynagrodzeniem 5000 zł brutto (przy założeniu standardowej składki wypadkowej 1,67%).
Krok 1: Pracodawca oblicza składki pracownika (potrącane z 5000 zł)
- Ubezpieczenie emerytalne: 5000 × 9,76% = 488 zł
- Ubezpieczenie rentowe: 5000 × 1,50% = 75 zł
- Ubezpieczenie chorobowe: 5000 × 2,45% = 122,50 zł
- Razem ubezpieczenia społeczne: 685,50 zł
Podstawa wymiaru do składki zdrowotnej: 5000 – 685,50 = 4314,50 zł – Ubezpieczenie zdrowotne: 4314,50 × 9% = 388,30 zł
Łącznie potrącenia z pensji brutto: 1073,80 zł Pracownik otrzymuje netto: około 3926,20 zł (przed uwzględnieniem PIT)
Krok 2: Pracodawca oblicza składki po swojej stronie (naliczane od 5000 zł)
- Ubezpieczenie emerytalne: 5000 × 9,76% = 488 zł
- Ubezpieczenie rentowe: 5000 × 6,50% = 325 zł
- Ubezpieczenie wypadkowe: 5000 × 1,67% = 83,50 zł
- Fundusz Pracy: 5000 × 1,0% = 50 zł
- Fundusz Solidarnościowy: 5000 × 1,45% = 72,50 zł
- FGŚP: 5000 × 0,10% = 5 zł
Łącznie koszt pracodawcy: 1024 zł
Krok 3: Całkowity przelew do ZUS
Pracodawca wysyła przelew na sumę: 1073,80 zł (pracownika) + 1024 zł (pracodawcy) = 2097,80 zł
Krok 4: Całkowity koszt pracodawcy
- Wynagrodzenie brutto: 5000 zł
- Składki pracodawcy: 1024 zł
- Całkowity koszt zatrudnienia pracownika: 6024 zł
Jak widać, suma, którą pracodawca odprowadza do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (2097,80 zł), jest znacznie wyższa niż to, co pracownik traci ze swojego wynagrodzenia brutto (1073,80 zł).
A co z innymi umowami? (Umowa zlecenie, umowa o dzieło)
Powyższy schemat dotyczy umowy o pracę. W przypadku innych umów cywilnoprawnych zasady są inne.
Umowa zlecenie
Oskładkowanie umowy zlecenia jest bardzo podobne do umowy o pracę, ale z jedną kluczową różnicą: ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. Jeśli zleceniobiorca nie przystąpi do niego dobrowolnie, pracodawca (zamawiający) nie potrąca i nie odprowadza składki 2,45%.
Sprawa komplikuje się, gdy zleceniobiorca ma inne tytuły do ubezpieczeń (np. pracuje też w innej firmie) – dochodzi wtedy do tzw. zbiegu tytułów, który zmienia obowiązek opłacania składek.
Umowa o dzieło
Co do zasady, umowa o dzieło nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego. Oznacza to, że zamawiający (pracodawca) nie odprowadza od takiej umowy żadnych składek do ZUS.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy umowa o dzieło jest zawarta z własnym pracownikiem, z którym łączy go już stosunek pracy – wtedy traktowana jest jak przychód z umowy o pracę i podlega prawidłowemu oskładkowaniu.
Terminy i obowiązki sprawozdawcze
Pracodawca jest zobowiązany nie tylko do płacenia, ale także do comiesięcznego raportowania. Musi złożyć w ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych (m.in. deklarację ZUS DRA oraz raporty imienne za pracowników), w których wykazuje naliczone składki.
Terminy płatności składek i złożenia deklaracji zależą od statusu płatnika: – Firmy z osobowością prawną: do 15. dnia następnego miesiąca – Pozostali płatnicy: do 20. dnia następnego miesiąca
Podsumowanie
Pracodawca odprowadza do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych pełen pakiet składek: emerytalnych, rentowych, chorobowych, wypadkowych i zdrowotnych, a także wpłaty na Fundusz Pracy (podzielony na FP i FS) oraz FGŚP. Pełniąc rolę płatnika, przekazuje zarówno część finansowaną przez pracownika, jak i znaczną część finansowaną z własnej kieszeni. Ten „narzut na płacę” stanowi istotny koszt, który każdy przedsiębiorca musi uwzględnić przy planowaniu zatrudnienia.
Pamiętaj: Od 2024 roku Fundusz Pracy podzielony jest na Fundusz Pracy (1,0%) i Fundusz Solidarnościowy (1,45%), a nie stanowi jednej składki 2,45%.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Kto w całości opłaca ubezpieczenie wypadkowe?
Ubezpieczenie wypadkowe jest w całości finansowane przez pracodawcę z jego własnych środków. Składka ta nie obciąża w żaden sposób wynagrodzenia brutto pracownika.
Czy od umowy o dzieło pracodawca odprowadza składki do ZUS?
Co do zasady nie. Czysta umowa o dzieło (niezawarta z własnym pracownikiem) nie rodzi obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenie zdrowotne.
Co się stanie, jeśli pracodawca nie odprowadzi składek do ZUS?
Pracodawca, który nie odprowadza składek, staje się dłużnikiem ZUS i naliczane są mu odsetki za zwłokę. Co ważne, pracownik nadal jest objęty ubezpieczeniem i zachowuje prawo do świadczeń (np. z ubezpieczenia chorobowego czy wypadkowego). Obowiązek uregulowania należności spoczywa wyłącznie na pracodawcy.
Czym jest PPK i czy to też składka do ZUS?
Nie. PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe) to zupełnie oddzielny, dobrowolny program długoterminowego oszczędzania. Pracodawca również ma obowiązek obliczać i odprowadzać wpłaty na PPK (finansowane wspólnie przez pracodawcę i pracownika), ale przekazuje je do wybranej instytucji finansowej (np. funduszu inwestycyjnego), a nie do ZUS.
Czy Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy to to samo?
Nie, od 2024 roku są to dwa odrębne fundusze. Fundusz Pracy (1,0%) finansuje Powiatowe Urzędy Pracy, zaś Fundusz Solidarnościowy (1,45%) wspiera inne formy polityki zatrudnienia. Razem stanowią 2,45% podstawy wymiaru.
Czy pracodawca może być zwolniony z opłacania Funduszu Pracy?
Tak, istnieją wyjątki. Pracodawca może być zwolniony z opłacania Funduszu Pracy za pracowników powracających z urlopów macierzyńskich lub za osoby powyżej 60 lat (kobiety) lub 65 lat (mężczyźni).
